IVF

Chasing Dreams

Toister Performance Solutions, Inc.

běžné zabijáky produktivity

Toto není v žádném případě úplný seznam, takže prosím sdílejte další plýtvání časem, které jste viděli. Můžete zanechat komentář k tomuto příspěvku nebo mi napsat řádek.

pozvánky na schůzku

vyměňujete si e-maily s kolegou a souhlasíte s nastavením schůzky na konkrétní datum a čas. „Ok,“ přichází odpověď. „Pošlu ti pozvánku na schůzku.“

tento přístup zdvojnásobuje množství komunikace potřebné k uspořádání schůzky. K dispozici je výměna e-mailů, která naplánuje schůzku, a poté pozvánka na schůzku, která přijde po ní.

pozvánka na schůzku je skvělá, pokud koordinujete více plánů nebo ji skutečně používáte k pozvání někoho na schůzku. Přeskočte, pokud jste již souhlasili se setkáním pouze s jednou osobou.

schůzky

dostáváme spoustu pozvánek na schůzky, protože jsme požádáni o mnoho schůzek.

zpráva z roku 2015 od Workfront odhalila, že schůzky jsou obrovským časovým plýtváním hlášeným zaměstnanci ve velkých společnostech, přičemž 57 procent uvedlo, že neproduktivní schůzky byly největším odlivem jejich času.

schůzky by měly mít jasný účel, stanovenou agendu a pečlivě sestavený seznam pozvánek. Jinak to přeskočte.

formální školení

mnoho formálních výcvikových tříd je zbytečné.

účastníci dorazí bez jasné představy o tom, o čem školení je, jak to ovlivní jejich pracovní výkon nebo co musí udělat, aby implementovali to, co se naučí.

ještě horší je, že stávající pracovní postupy, staré návyky a dokonce i šéf mohou čelit tomu, co se naučilo v tréninku, což ztěžuje rozvoj nových návyků.

můžete dramaticky zlepšit trénink pomocí pravidla 70-20-10 a vytvořit konzistentnější zkušenosti s učením. To funguje sladěním toho, co se učí v tréninku, se zpětnou vazbou od manažera a skutečné práce zaměstnance.

zbytečný e-mail

jednou jsem dláždil několik e-mailových studií, spustil čísla a zjistil, že průměrný americký pracovník promarnil 24 procent svého dne zbytečným e-mailem.

problém pochází ze zneužití.

mnoho e-mailů je neúplných a špatně napsaných. Lidé spěchají, takže sbírají a skenují zprávy, chybí důležité informace. To generuje spoustu tam a zpět.

poskytovatel e-mailu Front analyzoval e-mailové schránky a zjistil, že průměrná e-mailová konverzace trvá 4,5 zprávy.

kontraintuitivním řešením je zpomalit a věnovat e-mailu více pozornosti. Čtení a odpověď na každou zprávu může trvat o něco déle, ale celkově obdržíte mnohem méně e-mailů.

kontrola e-mailu neustále

lidé mají tendenci kontrolovat svůj e-mail neustále po celý den.

to je produktivní, protože jste opravdu, opravdu zaneprázdněni. Co se opravdu děje, je, že neustále začínáte a zastavujete úkoly a nedáváte e-mailu plnou pozornost. To vede k zbytečnému e-mailovému problému diskutovanému výše.

Timothy Ferriss má ve své bestsellerové knize 4-Hour Workweek docela extrémní převzetí správy e-mailů. Některé z nich jsem přizpůsobil ke kontrole e-mailů jen několikrát denně a má to úžasný dopad na mou produktivitu.

Multitasking

neustálá kontrola e-mailu je jen jedním ze způsobů, jak se snažíme multitasking po celý den.

zejména odborníci na služby zákazníkům se provinili spuštěním více softwarových programů současně pro osobní i obchodní účely. Mnozí z nás udržují náš mobilní telefon posazený na stole, což neustále vybízí k osobnímu rozptýlení.

Multitasking nevyhnutelně vede k více chybám a nižší produktivitě, i když se cítíme zaneprázdněni. Můžete to zažít sami provedením testu Stroop.

multitasking můžete snížit snížením rozptýlení, jako jsou vyskakovací oznámení. Budete také určitý pokrok prostřednictvím vědomé úsilí zaměřit se na jeden úkol v době, ačkoli mnoho lidí to zpočátku obtížné jako multitasking může být návykové.

Software

k dispozici je softwarové řešení pro téměř všechno.

problém je, že mnoho z těchto softwarových programů spolu nemluví. Není neobvyklé, že zaměstnanec kontaktního centra musí používat pět až sedm různých programů jen proto, aby vykonával svou práci.

vše, co přepínání tam a zpět mezi softwarovými programy vytváří spoustu multitaskingu. Způsobuje také spoustu opakující se práce, kdy zaměstnanci musí zadávat stejné informace na více místech, aby byly všechny záznamy aktuální.

nejlepší Oprava zde nemá nic společného se zaměstnancem. Inteligentní společnosti usnadňují práci svých zaměstnanců tím, že poskytují sjednocenou plochu, která do jednoho rozhraní vkládá více softwarových programů.

zprávy

e-mail není jedinou formou komunikace, která vysává spoustu času.

mnoho pracovišť má aplikaci pro rychlé zasílání zpráv nebo interní chat, která umožňuje zaměstnancům navzájem se přerušovat z celé místnosti nebo dokonce z celé země. Pokud jsme upřímní, většinou“ pingujeme “ spolupracovníka, opravdu žádáme o něco, co není naléhavé.

můj kontroverzní návrh je vypnout. Většina pracovišť nemá skutečný obchodní případ pro rychlé zasílání zpráv, který potlačuje negativní dopad neustálého rozptýlení. A pokud opravdu potřebujete něčí pozornost, existují i jiné způsoby, jak to udělat.

schránky

stále si pamatuji, jak jsem v roce 2001 četl knihu David Allen ‚ s time management, Getting Things Done. Opravdu to pro mě měnilo hru.

jedna rada, která se opravdu zasekla, omezila počet doručených zásilek, které máme. Doručená pošta je jakékoli místo, kde musíte hledat nové informace, zprávy nebo úkoly.

příklady zahrnují naši e-mailovou schránku, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, text, hlasovou schránku, fyzickou poštovní schránku a fyzickou doručenou poštu. Většina z nás má více než deset. (Zkuste dělat svůj vlastní počet, může to být děsivé!)

můžete automaticky ušetřit čas tím, že odstraní nebo kombinuje své schránky. Můžete například použít stejný softwarový program pro správu více e-mailových adres, takže všechny vaše e-maily jdou na jedno místo.

přijmout opatření

jsme závislí na těchto časových plýtvání z různých důvodů.

Vezměte si například schůzky. Snažil jste se někdy prosadit zbytečnou schůzku, která neměla jasný účel a žádný program? Lidi se chovají, jako bys byl nějaký blbec.

navrhuji dvě věci.

nejprve, pokud jste šéf, musíte jít příkladem. Je docela těžké vzít své zaměstnance do úkolu za ztrátu času, pokud neustále posíláte napůl upečené e-maily a plánujete zbytečné schůzky.

za druhé se zaměřte na postupný pokrok, pokud chcete provést změnu nebo pomoci svým zaměstnancům zvýšit produktivitu. Vyberte si jen jednu malou věc a zkuste na ní několik týdnů pracovat. Udělejte si zvyk a pak se zamyslete nad tím, jak vám to pomohlo, než přijmete něco nového.

postupem času budete ohromeni tím, jak mnohem produktivnější se Váš tým může stát.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.