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Tueurs de productivité courants

Ce n’est en aucun cas une liste complète, veuillez donc partager d’autres pertes de temps que vous avez vues. Vous pouvez laisser un commentaire sur ce post ou me laisser une ligne.

Invitations à une réunion

Vous échangez des e-mails avec un collègue et acceptez de fixer une réunion pour une date et une heure spécifiques. « D’accord », répond la réponse. « Je vais vous envoyer une invitation à une réunion. »

Cette approche double la quantité de communication nécessaire pour organiser la réunion. Il y a l’échange d’e-mails pour planifier la réunion, puis l’invitation à la réunion qui suit.

Une invitation à une réunion est idéale si vous coordonnez plusieurs horaires ou si vous l’utilisez réellement pour inviter quelqu’un à une réunion. Sautez-le si vous avez déjà accepté de rencontrer une seule personne.

Réunions

Nous recevons beaucoup d’invitations à des réunions parce que nous sommes invités à beaucoup de réunions.

Un rapport de 2015 de Workfront a révélé que les réunions sont une perte de temps énorme signalée par les employés des grandes entreprises, 57% déclarant que les réunions improductives étaient la plus grande perte de temps.

Les réunions doivent avoir un objectif clair, un ordre du jour défini et une liste d’invitations soigneusement organisée. Sinon, sautez-le.

Formation formelle

Beaucoup de cours de formation formelle sont gaspillés.

Les participants arrivent sans avoir une idée claire de ce qu’est la formation, de l’impact qu’elle aura sur leur rendement au travail ou de ce qu’ils doivent faire pour mettre en œuvre ce qu’ils apprennent.

Pire encore, les procédures de travail existantes, les vieilles habitudes et même le patron peuvent contrer ce qui a été appris à l’entraînement, ce qui rend difficile le développement de nouvelles habitudes.

Vous pouvez améliorer considérablement la formation en utilisant la règle 70-20-10 pour créer des expériences d’apprentissage plus cohérentes. Cela fonctionne en alignant ce qui est enseigné dans la formation avec les commentaires du gestionnaire et du travail réel de l’employé.

E-mail inutile

Une fois, j’ai bricolé quelques études sur les e-mails, j’ai couru les chiffres et j’ai découvert que le travailleur américain moyen gaspillait 24% de sa journée en e-mails inutiles.

Le problème vient d’une mauvaise utilisation.

De nombreux e-mails sont incomplets et mal écrits. Les gens sont pressés alors ils parcourent et scannent les messages, manquant des informations importantes. Cela génère une tonne de va-et-vient.

Le fournisseur de messagerie a analysé les boîtes de messagerie et a appris que la conversation par e-mail prend en moyenne 4,5 messages.

La solution contre-intuitive consiste à ralentir et à accorder plus d’attention aux e-mails. Il peut prendre un peu plus de temps pour lire et répondre à chaque message, mais vous recevrez beaucoup moins d’e-mails dans l’ensemble.

Vérification constante des e-mails

Les gens ont tendance à consulter constamment leurs e-mails tout au long de la journée.

Cela semble productif parce que vous êtes vraiment, vraiment occupé. Ce qui se passe vraiment, c’est que vous commencez et arrêtez constamment des tâches et que vous ne donnez pas toute votre attention aux e-mails. Cela conduit au problème d’e-mail inutile discuté ci-dessus.

Timothy Ferriss a des aspects assez extrêmes de la gestion des e-mails dans son livre à succès, The 4-Hour Workweek. J’ai adapté certains d’entre eux pour vérifier les e-mails quelques fois par jour et cela a eu un impact incroyable sur ma productivité.

Multitâche

Vérifier constamment les e-mails n’est qu’une façon pour nous d’effectuer plusieurs tâches tout au long de la journée.

Les professionnels du service à la clientèle en particulier sont coupables d’exécuter plusieurs logiciels simultanément pour les particuliers et les entreprises. Beaucoup d’entre nous gardent notre téléphone portable perché sur notre bureau, ce qui invite constamment à des distractions personnelles.

Le multitâche conduit inévitablement à plus d’erreurs et à moins de productivité même si cela nous rend occupés. Vous pouvez en faire l’expérience vous-même en faisant un test Stroop.

Vous pouvez réduire le multitâche en réduisant les distractions, telles que les notifications de messagerie contextuelles. Vous ferez également des progrès grâce à un effort conscient pour vous concentrer sur une tâche à la fois, bien que beaucoup de gens trouvent cela difficile au départ car le multitâche peut créer une dépendance.

Logiciel

Il existe une solution logicielle pour à peu près tout.

Le problème est que beaucoup de ces logiciels ne se parlent pas. Il n’est pas rare qu’un employé du centre de contact doive utiliser cinq à sept programmes différents uniquement pour faire son travail.

Tout ce va-et-vient entre les logiciels crée beaucoup de multitâche. Cela entraîne également beaucoup de travail répétitif, où les employés doivent entrer les mêmes informations à plusieurs endroits pour garder tous les enregistrements à jour.

La meilleure solution ici n’a rien à voir avec l’employé. Les entreprises intelligentes simplifient le travail de leurs employés en fournissant un bureau unifié qui regroupe plusieurs logiciels dans une interface.

Messagerie

Le courrier électronique n’est pas la seule forme de communication qui demande beaucoup de temps.

De nombreux lieux de travail disposent d’une application de messagerie instantanée ou de chat interne qui permet aux employés de s’interrompre de l’autre côté de la pièce ou même de l’autre côté du pays. Si nous sommes honnêtes, la plupart du temps, nous « ping » un collègue, nous demandons vraiment quelque chose qui n’est pas urgent.

Ma suggestion controversée est de l’arrêter. La plupart des lieux de travail n’ont pas de véritable analyse de rentabilité pour la messagerie instantanée qui remplace l’impact négatif des distractions constantes. Et si vous avez vraiment besoin de l’attention de quelqu’un, il existe d’autres façons de le faire.

Boîtes de réception

Je me souviens encore d’avoir lu le livre de gestion du temps de David Allen, Getting Things Done, en 2001. Cela a vraiment changé la donne pour moi.

Un conseil qui a vraiment bloqué était de limiter le nombre de boîtes de réception que nous avons. Une boîte de réception est un endroit où vous devez rechercher de nouvelles informations, messages ou affectations.INSTAGRAM Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, texte, messagerie vocale, boîte aux lettres physique et une boîte de réception physique. La plupart d’entre nous en ont plus de dix. (Essayez de faire votre propre décompte, cela peut être effrayant!)

Vous pouvez gagner du temps automatiquement en éliminant ou en combinant vos boîtes de réception. Par exemple, vous pouvez utiliser le même logiciel pour gérer plusieurs adresses e-mail afin que tous vos e-mails soient envoyés au même endroit.

Agissez

Nous sommes accros à ces pertes de temps pour diverses raisons.

Prenez des réunions par exemple. Avez-vous déjà essayé de repousser une réunion inutile qui n’avait aucun objectif clair et aucun ordre du jour? Les gens agissent comme si vous étiez une sorte de crétin.

Je suggère deux choses.

Tout d’abord, si vous êtes le patron, vous devez donner l’exemple. Il est assez difficile de prendre vos employés à la tâche pour perdre du temps si vous envoyez constamment des e-mails à moitié cuits et planifiez des réunions inutiles.

Deuxièmement, concentrez-vous sur les progrès progressifs si vous souhaitez apporter un changement ou aider vos employés à devenir plus productifs. Choisissez juste une petite chose pour essayer de travailler dessus pendant quelques semaines. Faites-en une habitude et réfléchissez ensuite à la façon dont cela vous a aidé avant d’entreprendre quelque chose de nouveau.

Au fil du temps, vous serez étonné de voir à quel point votre équipe peut devenir beaucoup plus productive.

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