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Assassini di produttività comuni

Questo non è affatto un elenco completo, quindi per favore condividi altre perdite di tempo che hai visto. Puoi lasciare un commento su questo post o scrivermi una riga.

Meeting Invites

Scambiate email con un collega e accettate di fissare una riunione per una data e un’ora specifiche. “Ok,” arriva la risposta. “Ti mando un invito alla riunione.”

Questo approccio raddoppia la quantità di comunicazione necessaria per organizzare l’incontro. C’è lo scambio di email per pianificare la riunione e poi l’invito alla riunione che viene dopo di esso.

Un invito a una riunione è ottimo se stai coordinando più programmi o lo stai effettivamente utilizzando per invitare qualcuno a una riunione. Salta se hai già accettato di incontrare una sola persona.

Riunioni

Riceviamo molti inviti alle riunioni perché ci viene chiesto di partecipare a molte riunioni.

Un rapporto 2015 di Workfront ha rivelato che le riunioni sono una perdita di tempo enorme segnalata dai dipendenti di grandi aziende, con la percentuale di 57 che afferma che le riunioni improduttive sono state il più grande spreco di tempo.

Le riunioni dovrebbero avere uno scopo chiaro, un ordine del giorno stabilito e una lista di inviti accuratamente curata. Altrimenti, salta.

Formazione formale

Un sacco di corsi di formazione formale sono sprecati.

I partecipanti arrivano senza una chiara idea di ciò che la formazione è di circa, come avrà un impatto le loro prestazioni di lavoro, o che cosa hanno bisogno di fare per implementare ciò che imparano.

Ancora peggio, le procedure di lavoro esistenti, le vecchie abitudini e persino il capo possono contrastare ciò che è stato appreso durante la formazione, rendendo difficile lo sviluppo di nuove abitudini.

È possibile migliorare notevolmente la formazione utilizzando la regola 70-20-10 per creare esperienze di apprendimento più coerenti. Questo funziona allineando ciò che viene insegnato in formazione con il feedback del manager e il lavoro effettivo del dipendente.

E-mail inutile

Una volta ho messo insieme alcuni studi di posta elettronica, ho eseguito i numeri e ho scoperto che il lavoratore medio degli Stati Uniti ha sprecato il 24% della loro giornata su e-mail inutili.

Il problema deriva da un uso improprio.

Molte email sono incomplete e scritte male. Le persone hanno fretta, quindi scremano e scansionano i messaggi, mancano informazioni importanti. Che genera una tonnellata di avanti e indietro.

Il provider di posta elettronica anteriore analizzato caselle di posta elettronica e imparato la conversazione e-mail media prende 4,5 messaggi.

La soluzione controintuitiva è rallentare e dare più attenzione alla posta elettronica. Potrebbe essere necessario un po ‘ più tempo per leggere e rispondere a ciascun messaggio, ma riceverai molte meno email in generale.

Controllare costantemente la posta elettronica

Le persone tendono a controllare costantemente la posta elettronica per tutto il giorno.

Questo sembra produttivo perché sei davvero, davvero occupato. Non lo è. Quello che sta realmente accadendo è che stai costantemente iniziando e interrompendo le attività e non dando via email la tua piena attenzione. Che porta al problema e-mail inutile discusso sopra.

Timothy Ferriss ha alcune piuttosto estreme assume gestione e-mail nel suo libro bestseller, La settimana lavorativa di 4 ore. Ho adattato alcuni di loro per controllare la posta elettronica solo un paio di volte al giorno e ha avuto un impatto incredibile sulla mia produttività.

Multitasking

Controllare costantemente la posta elettronica è solo un modo in cui cerchiamo di multitasking per tutto il giorno.

I professionisti del servizio clienti in particolare sono colpevoli di eseguire più programmi software contemporaneamente sia per uso personale che aziendale. Molti di noi tenere il nostro telefono cellulare appollaiato sulla nostra scrivania, che invita costantemente distrazioni personali.

Il multitasking porta inevitabilmente a più errori e meno produttività anche se ci fa sentire occupati. Si può sperimentare questo da soli prendendo un test Stroop.

È possibile ridurre il multitasking riducendo le distrazioni, come le notifiche di messaggistica pop-up. Potrai anche fare qualche progresso attraverso uno sforzo consapevole di concentrarsi su un compito alla volta, anche se molte persone trovano questo inizialmente difficile come multitasking può essere coinvolgente.

Software

C’è una soluzione software per quasi tutto.

Il problema è che molti di questi programmi software non parlano tra loro. Non è raro che un dipendente del contact center debba utilizzare da cinque a sette programmi diversi solo per fare il proprio lavoro.

Tutto ciò che passa avanti e indietro tra i programmi software crea un sacco di multitasking. Essa provoca anche un sacco di lavoro ripetitivo, dove i dipendenti devono inserire le stesse informazioni in più luoghi per mantenere tutti i record aggiornati.

La soluzione migliore qui non ha nulla a che fare con il dipendente. Le aziende intelligenti stanno semplificando il lavoro dei loro dipendenti fornendo un desktop unificato che mette più programmi software in un’unica interfaccia.

Messaggistica

E-mail non è l’unica forma di comunicazione che succhia un sacco di tempo.

Molti luoghi di lavoro dispongono di un’app di messaggistica istantanea o chat interna che consente ai dipendenti di interrompersi a vicenda dall’altra parte della stanza o anche in tutto il paese. Se siamo onesti, la maggior parte delle volte “ping” un collega stiamo davvero chiedendo qualcosa che non è urgente.

Il mio controverso suggerimento è di spegnerlo. La maggior parte dei luoghi di lavoro non dispone di un vero business case per la messaggistica istantanea che sovrascrive l’impatto negativo delle distrazioni costanti. E se hai davvero bisogno dell’attenzione di qualcuno, ci sono altri modi per farlo.

Caselle di posta

Ricordo ancora di aver letto il libro di gestione del tempo di David Allen, Getting Things Done, nel lontano 2001. E ” stato veramente un game-changer per me.

Un consiglio che ha davvero bloccato stava limitando il numero di caselle di posta che abbiamo. Una casella di posta è qualsiasi luogo che devi cercare nuove informazioni, messaggi o assegnazioni.

Gli esempi includono la nostra casella di posta elettronica, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, testo, segreteria telefonica, casella di posta fisica e una casella di posta fisica. La maggior parte di noi ne ha più di dieci. (Prova a fare il tuo conteggio, potrebbe essere spaventoso!)

È possibile risparmiare automaticamente tempo eliminando o combinando le caselle di posta. Ad esempio, puoi utilizzare lo stesso programma software per gestire più indirizzi e-mail in modo che tutte le tue e-mail vadano in un unico posto.

Agisci

Siamo dipendenti da queste perdite di tempo per una serie di motivi.

Prendere riunioni per esempio. Hai mai provato a respingere una riunione non necessaria che non aveva uno scopo chiaro e nessun ordine del giorno? La gente si comporta come se fossi una specie di idiota.

Suggerisco due cose.

In primo luogo, se sei il capo, è necessario impostare un esempio. È piuttosto difficile portare i tuoi dipendenti al compito di perdere tempo se invii costantemente e-mail a metà e pianifichi riunioni inutili.

In secondo luogo, concentrarsi sul progresso incrementale se si desidera apportare una modifica o aiutare i dipendenti a diventare più produttivi. Scegli solo una piccola cosa per cercare di lavorare su di esso per un paio di settimane. Prendi l’abitudine e poi rifletti su come ti ha aiutato prima di assumere qualcosa di nuovo.

Nel corso del tempo, sarete stupiti di quanto più produttivo il vostro team può diventare.

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