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共通生産性キラー

これは決して完全なリストではありませんので、あなたが見た他の時間の無駄を共有してください。 あなたはこの記事にコメントを残すか、私に行をドロップすることができます。

会議の招待

同僚と電子メールを交換し、特定の日付と時刻の会議を設定することに同意します。 “Ok、”返信が来ます。 “私はあなたに会議の招待状を送信します。”

このアプローチは、会議を組織するために必要なコミュニケーションの量を倍増させます。 会議をスケジュールするための電子メール交換があり、その後に来る会議の招待があります。

会議の招待は、複数のスケジュールを調整している場合や、実際に会議に誰かを招待するためにそれを使用している場合に最適です。 あなたがすでに一人だけで会うことに同意した場合は、それをスキップします。

会議

多くの会議に招待されるので、多くの会議の招待を受けます。

Workfrontの2015年の報告書によると、会議は大企業の従業員によって報告された膨大な時間の無駄であり、57%が非生産的な会議が時間の最大の浪費であると言

会議には明確な目的、議題の設定、慎重にキュレーションされた招待リストが必要です。 それ以外の場合は、それをスキップします。

正式なトレーニング

正式なトレーニングクラスの多くは無駄です。

参加者は、トレーニングが何であるか、それが彼らの仕事のパフォーマンスにどのように影響するか、または彼らが学んだことを実装するために何をすべきかについての明確な考えなしに到着します。

さらに悪いことに、既存の作業手順、古い習慣、さらには上司でさえ、訓練で学んだことに対抗することができ、新しい習慣を開発することは困難です。

70-20-10ルールを使用して、より一貫した学習体験を作成することで、トレーニングを劇的に向上させることができます。 これはマネージャーおよび従業員の実際の仕事からのフィードバックと訓練で教えられるものを一直線に並べることによって働く。

役に立たない電子メール

私はかつていくつかの電子メールの研究をまとめ、数字を実行し、平均的な米国の労働者が役に立たない電子メールに一日の24%を無駄にしたことを発見しました。

問題は誤用から来ています。

多くの電子メールは不完全で書かれていません。 人々は急いでいるので、重要な情報が欠落しているメッセージをスキムしてスキャンします。 それは前後のトンを生成します。

電子メールプロバイダのフロントは、電子メールボックスを分析し、平均電子メールの会話が4.5メッセージを取ることを学びました。

直感に反する解決策は、減速して電子メールにもっと注意を払うことです。 各メッセージの読み取りと応答には少し時間がかかる場合がありますが、全体的にはメールの受信がはるかに少なくなります。

常にメールをチェックする

人々は一日を通して常にメールをチェックする傾向があります。

あなたは本当に、本当に忙しいので、これは生産的に感じています。 実際に起こっている何が絶えず仕事を始め、停止し、電子メールにあなたの完全な注意を与えていないことである。 それは上で論議される無用の電子メール問題をもたらす。

Timothy Ferrissは彼のベストセラーの本、4時間のWorkweekの電子メール管理でかなり極度な取得を有する。 私は一日に数回だけ電子メールをチェックするためにそれらのいくつかを適応してきたし、それは私の生産性に驚くべき影響を与えました。

マルチタスク

常に電子メールをチェックすることは、私たちが一日を通してマルチタスクしようとする一つの方法です。

特に顧客サービスの専門家は、個人とビジネスの両方のために同時に複数のソフトウェアプログラムを実行している罪を犯しています。 私達の多数は絶えず個人的な気晴らしを誘う私達の机で腰掛けられる私達の携帯電話を保つ。

マルチタスクは、必然的に多くのエラーと生産性の低下につながります。 あなたはStroopテストを受けることによってこれを自分で体験することができます。

ポップアップメッセージ通知などの気晴らしを減らすことで、マルチタスクを減らすことができます。 マルチタスクは中毒性があることができるように、多くの人々は、この最初は困難を見つけるものの、あなたはまた、一度に一つのタスクに焦点を当てた意識的な努力を通じていくつかの進歩を遂げるでしょう。

ソフトウェア

ちょうど約すべてのためのソフトウェアソリューションがあります。

問題は、これらのソフトウェアプログラムの多くがお互いに話をしないことです。 コンタクトセンターの従業員が仕事をするためだけに5〜7つの異なるプログラムを使用する必要があることは珍しいことではありません。

ソフトウェアプログラム間を行き来することは、多くのマルチタスクを作成します。 また、従業員がすべてのレコードを最新の状態に保つために複数の場所に同じ情報を入力する必要があり、反復的な作業の多くを引き起こします。

ここでの最善の修正は、従業員とは何の関係もありません。 スマート企業は、一つのインターフェイスに複数のソフトウェアプログラムを置く統一されたデスクトップを提供することによ

メッセージング

電子メールは、多くの時間を吸う通信の唯一の形態ではありません。

多くの職場には、インスタントメッセージングや内部チャットアプリがあり、従業員は部屋の中や全国からお互いを中断することができます。 私たちが正直であれば、ほとんどの場合、私たちは同僚に”ping”して、緊急ではない何かを本当に求めています。

私の議論の余地のある提案は、それをシャットダウンすることです。 ほとんどの仕事場に一定した気晴らしの否定的な影響を無効にする即刻のメッセージングのための実質のビジネスケースがない。 そして、あなたが本当に誰かの注意を必要とするならば、それをする他の方法があります。

Inboxes

私はまだデビッド*アレンの時間管理の本を読んで覚えていることができます,物事を成し遂げる,方法戻って2001年に. それは本当に私にとってゲームチェンジャーでした。

本当に立ち往生しているアドバイスの一つは、私たちが持っている受信箱の数を制限していました。 受信トレイは、新しい情報、メッセージ、または割り当てを探す必要がある場所です。

例としては、メール受信トレイ、Facebook、LinkedIn、Twitter、Instagram、Snapchat、テキスト、ボイスメール、物理的なメールボックス、および物理的な受信トレイがあります。 私たちのほとんどは十以上を持っています。 (自分のカウントをやってみてください、それは怖いかもしれません!)

あなたは自動的にあなたの受信トレイを排除または組み合わせることにより、時間を節約することができます。 たとえば、同じソフトウェアプログラムを使用して複数のメールアドレスを管理することができるため、すべてのメールが1か所に移動します。

行動を起こす

私たちは様々な理由でこれらの時間の浪費にはまっています。

例えば会議を取る。 明確な目的および議題がなかった不必要な会合で押し戻すことを試みたあることがか。 あなたはジャークのいくつかの種類されているように人々は行動します。

私は二つのことを提案します。

まず、あなたが上司なら、あなたは例を設定する必要があります。 それはあなたが常に半分焼き電子メールを送信し、無駄な会議をスケジュールしている場合は、時間を無駄にするためのタスクにあなたの従業員を取る

第二に、変更を加えたり、従業員の生産性を向上させたりしたい場合は、段階的な進歩に焦点を当ててください。 試してみて、数週間のためにそれに取り組むために一つだけの小さなものを選びます。 それを習慣にし、それが何か新しいことをする前にあなたをどのように助けてくれたかを反映してください。

時間が経つにつれて、あなたはあなたのチームがどれだけ生産的になることができるかに驚くでしょう。

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