IVF

Chasing Dreams

Toister Performance Solutions, Inc.

Vanlige Produktivitetsmordere

Dette er på ingen måte en komplett liste,så vær så snill å dele andre tidstyver du har sett. Du kan legge igjen en kommentar på dette innlegget eller send meg en linje.

Møteinvitasjoner

du utveksler e-poster med en kollega og godtar å angi et møte for en bestemt dato og klokkeslett. «Ok,» kommer svaret. «Jeg sender deg en møteinvitasjon.»

denne tilnærmingen dobler mengden kommunikasjon som kreves for å organisere møtet. Det er e-postutvekslingen for å planlegge møtet og deretter møteinvitasjonen som kommer etter det.

en møteinvitasjon er flott hvis du koordinerer flere tidsplaner eller faktisk bruker den til å invitere noen til et møte. Hopp over det hvis du allerede har avtalt å møte med bare en person.

Møter

vi får mange møteinvitasjoner fordi vi blir spurt til mange møter.

En 2015-rapport fra Workfront viste at møter er en stor tidsbryter rapportert av ansatte i store selskaper, med 57 prosent som sier at uproduktive møter var den største dreneringen på tiden deres.

Møter bør ha et klart formål, en fast agenda og en nøye kuratert invitasjonsliste. Ellers hopper du over det.

Formell Opplæring

mange formelle treningsklasser er bortkastet.

Deltakerne kommer uten en klar ide om hva treningen handler om, hvordan det vil påvirke jobbytelsen, eller hva de trenger å gjøre for å implementere det de lærer.

enda verre, eksisterende arbeidsprosedyrer, gamle vaner og til og med sjefen kan motvirke det som ble lært i trening, noe som gjør det vanskelig å utvikle nye vaner.

du kan forbedre opplæringen dramatisk ved å bruke 70-20-10-regelen for å skape mer konsistente læringsopplevelser. Dette fungerer ved å samkjøre det som læres i trening med tilbakemelding fra lederen og den ansattes faktiske arbeid.

Ubrukelig E-Post

jeg en gang brosteinsbelagte sammen noen e-poststudier, kjørte tallene, og oppdaget at den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren kastet bort 24 prosent av dagen på ubrukelig e-post.

problemet kommer fra misbruk.

Mange e-poster er ufullstendige og dårlig skrevet. Folk har det travelt, slik at de skummer og skanner meldinger, mangler viktig informasjon. Det genererer massevis av frem og tilbake.

e-postleverandøren Front analyserte e-postbokser og lærte at gjennomsnittlig e-postsamtale tar 4,5 meldinger.

den counterintuitive løsningen er å bremse ned og gi e-post mer oppmerksomhet. Det kan ta litt lengre tid å lese og svare på hver melding, men du vil motta langt færre e-poster samlet.

Sjekker E-Post Hele tiden

Folk har en tendens til å sjekke e-posten sin hele tiden gjennom dagen.

dette føles produktivt fordi du er veldig, veldig opptatt. Det som virkelig skjer er at du hele tiden starter og stopper oppgaver og ikke gir e-post full oppmerksomhet. Det fører til ubrukelig e-problemet diskutert ovenfor.

Timothy Ferriss har noen ganske ekstreme tar på e-posthåndtering i sin bestselgende bok, The 4-Hour Workweek. Jeg har tilpasset noen av dem for å sjekke e-post bare noen få ganger om dagen, og det har gjort en fantastisk innvirkning på produktiviteten min.

Multitasking

Konstant kontroll av e-post Er bare en måte vi prøver å multitaske hele dagen.

Kundeservice fagfolk spesielt er skyldig i å kjøre flere programmer samtidig for både personlig og virksomhet. Mange av oss holde vår mobiltelefon plassert på pulten vår, som stadig inviterer personlige distraksjoner.

Multitasking fører uunngåelig til flere feil og mindre produktivitet, selv om det får oss til å føle oss opptatt. Du kan oppleve dette selv ved å ta En Stroop Test.

du kan redusere multitasking ved å redusere distraksjoner, for eksempel popup-meldinger. Du vil også gjøre noen fremskritt gjennom en bevisst innsats for å fokusere på en oppgave om gangen, selv om mange synes dette i utgangspunktet vanskelig som multitasking kan være vanedannende.

Programvare

det er en programvareløsning for omtrent alt.

problemet er at mange av disse programmene ikke snakker med hverandre. Det er ikke uvanlig at en kontaktsentermedarbeider må bruke fem til syv forskjellige programmer bare for å gjøre jobben sin.

Alt som bytter frem og tilbake mellom programmer skaper mye multitasking. Det fører også til mye repeterende arbeid, der ansatte må legge inn samme informasjon på flere steder for å holde alle postene oppdatert.

den beste løsningen her har ingenting å gjøre med den ansatte. Smarte selskaper gjør sine ansattes jobber enklere ved å tilby et enhetlig skrivebord som setter flere programmer i ett grensesnitt.

Meldinger

E-Post Er ikke Den eneste form for kommunikasjon som suger opp mye tid.

Mange arbeidsplasser har en direktemelding eller intern chat app som lar ansatte til å avbryte hverandre fra hele rommet eller over hele landet. Hvis vi er ærlige, de fleste ganger vi «ping» en kollega vi virkelig ber om noe som ikke haster.

mitt kontroversielle forslag er å slå den av. De fleste arbeidsplasser har ikke en reell business case for direktemeldinger som overstyrer den negative effekten av konstant distraksjoner. Og hvis du virkelig trenger noen oppmerksomhet, er det andre måter å gjøre det på.

Innbokser

jeg kan fortsatt huske å lese David Allens time management bok, Getting Things Done, helt tilbake i 2001. Det var virkelig en game-changer for meg.

Et råd som virkelig stakk var å begrense antall innbokser vi har. En innboks er et sted du må lete etter ny informasjon, meldinger eller oppgaver.

Eksempler er vår e-post innboks, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, tekst, talepost, fysisk postboks og en fysisk innboks. De fleste av oss har mer enn ti. (Prøv å gjøre din egen telle, det kan være skummelt!)

du kan automatisk spare tid ved å eliminere eller kombinere innboksene dine. For eksempel kan du bruke det samme programmet til å administrere flere e-postadresser, slik at alle e-postene dine går til ett sted.

Ta Affære

Vi er avhengige av disse tid wasters for en rekke årsaker.

Ta møter for eksempel. Har du noen gang prøvd å presse tilbake på et unødvendig møte som ikke hadde noe klart formål og ingen agenda? Folk oppfører seg som om du er en slags idiot.

jeg foreslår to ting.

først, hvis du er sjefen, må du sette et eksempel. Det er ganske vanskelig å ta dine ansatte til oppgave for å kaste bort tid hvis du stadig sender halvbakte e-poster og planlegger ubrukelige møter.

for Det Andre, fokuser på inkrementell fremgang hvis du vil gjøre en endring eller hjelpe dine ansatte til å bli mer produktive. Velg bare en liten ting å prøve og jobbe med det i noen uker. Gjør det til en vane og deretter reflektere over hvordan det har hjulpet deg før du tar på noe nytt.

over tid vil du bli overrasket over hvor mye mer produktivt teamet ditt kan bli.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.