IVF

Chasing Dreams

Toister Performance Solutions, Inc.

Common Productivity Killers

dit is geenszins een volledige lijst, dus deel A.u. b. Andere time wasters die u hebt gezien. U kunt een reactie achterlaten op dit bericht of laat me een lijn.

Vergadering nodigt

u wisselt e-mails uit met een collega en stemt ermee in een vergadering te organiseren voor een specifieke datum en tijd. “Ok,” komt het antwoord. “Ik stuur je een uitnodiging voor een vergadering.”

deze aanpak verdubbelt de hoeveelheid communicatie die nodig is om de vergadering te organiseren. Er is de e-mail uitwisseling om de vergadering te plannen en dan de vergadering uitnodiging die komt na het.

een uitnodiging voor een vergadering is geweldig als u meerdere schema ‘ s coördineert of deze daadwerkelijk gebruikt om iemand uit te nodigen voor een vergadering. Sla het over als je al hebt afgesproken om maar één persoon te ontmoeten.

Meetings

we krijgen veel uitnodigingen voor vergaderingen omdat we naar veel vergaderingen worden gevraagd.

een rapport uit 2015 van Workfront onthulde dat vergaderingen een enorme tijdverspilling zijn, gemeld door werknemers in grote bedrijven, waarbij 57 procent zegt dat onproductieve vergaderingen de grootste verspilling van hun tijd waren.

vergaderingen moeten een duidelijk doel hebben, een vaste agenda en een zorgvuldig samengestelde uitnodigingslijst. Anders, sla het over.

formele opleiding

veel formele opleidingscursussen worden verspild.

deelnemers komen zonder een duidelijk idee van waar de opleiding over gaat, hoe het hun werkprestaties zal beïnvloeden, of wat ze moeten doen om te implementeren wat ze leren.

erger nog, bestaande werkprocedures, oude gewoonten en zelfs de baas kunnen tegenwerken wat tijdens de opleiding werd geleerd, waardoor het moeilijk wordt om nieuwe gewoonten te ontwikkelen.

u kunt de training drastisch verbeteren door de 70-20-10-regel te gebruiken om consistentere leerervaringen te creëren. Dit werkt door het afstemmen van wat wordt onderwezen in de opleiding met feedback van de manager en het werkelijke werk van de werknemer.

nutteloze e-mail

ik heb eens een paar e-mailstudies samengesteld, de cijfers doorgenomen en ontdekt dat de gemiddelde Amerikaanse werknemer 24 procent van zijn dag verspilde aan nutteloze e-mail.

het probleem is het gevolg van misbruik.

veel e-mails zijn onvolledig en slecht geschreven. Mensen zijn in een haast, zodat ze afromen en scannen berichten, ontbrekende belangrijke informatie. Dat genereert een ton heen en weer.

de e-mailprovider front geanalyseerd e-mail dozen en leerde de gemiddelde e-mail gesprek duurt 4,5 berichten.

de contra-intuïtieve oplossing is om te vertragen en e-mail meer aandacht te geven. Het kan iets langer duren om elk bericht te lezen en erop te reageren, maar u ontvangt over het algemeen veel minder e-mails.

e-mail voortdurend controleren

mensen hebben de neiging hun e-mail gedurende de dag voortdurend te controleren.

dit voelt productief omdat u het heel erg druk hebt. Wat er echt gebeurt is dat je constant taken start en stopt en geen e-mail je volledige aandacht geeft. Dat leidt tot de nutteloze e-mail probleem hierboven besproken.

Timothy Ferriss heeft een aantal vrij extreme neemt op e-mail management in zijn bestseller, De 4-Hour Workweek. Ik heb een aantal van hen aangepast om e-mail slechts een paar keer per dag te controleren en het heeft een geweldige impact op mijn productiviteit gemaakt.

Multitasking

e-mail voortdurend controleren is slechts een manier waarop we de hele dag proberen te multitasken.Met name professionals in de klantenservice maken zich schuldig aan het gelijktijdig uitvoeren van meerdere softwareprogramma ‘ s voor zowel persoonlijk als zakelijk gebruik. Velen van ons houden onze mobiele telefoon op ons bureau, die voortdurend persoonlijke afleiding uitnodigt.

Multitasking leidt onvermijdelijk tot meer fouten en minder productiviteit, ook al voelen we ons er druk mee. U kunt dit zelf ervaren door een Stroop-Test te doen.

u kunt multitasking verminderen door afleiding te verminderen, zoals pop-upberichten. Je zult ook enige vooruitgang boeken door een bewuste inspanning om je op één taak tegelijk te concentreren, hoewel veel mensen dit aanvankelijk moeilijk vinden omdat multitasking verslavend kan zijn.

Software

er is een software-oplossing voor zowat alles.

het probleem is dat veel van deze softwareprogramma ‘ s niet met elkaar praten. Het is niet ongewoon voor een medewerker van het contact center om vijf tot zeven verschillende programma ‘ s te gebruiken alleen maar om hun werk te doen.

al dat heen en weer schakelen tussen softwareprogramma ‘ s zorgt voor veel multitasking. Het veroorzaakt ook veel repetitief werk, waarbij medewerkers dezelfde informatie op meerdere plaatsen moeten invoeren om alle records up-to-date te houden.

de beste oplossing hier heeft niets te maken met de werknemer. Slimme bedrijven maken de banen van hun werknemers eenvoudiger door een uniforme desktop te bieden die meerdere softwareprogramma ‘ s in één interface zet.

Messaging

e-mail is niet de enige vorm van communicatie die veel tijd opslokt.

veel werkplekken hebben een instant messaging-of interne chat-app waarmee werknemers elkaar vanuit de kamer of zelfs vanuit het hele land kunnen onderbreken. Als we eerlijk zijn, vragen we meestal om iets dat niet dringend is.

mijn controversiële suggestie is om het te sluiten. De meeste werkplekken hebben geen echte business case voor instant messaging die de negatieve impact van constante afleiding overstijgt. En als je echt iemands aandacht nodig hebt, zijn er andere manieren om het te doen.

inboxen

ik kan me nog herinneren dat ik David Allen ‘ s time management book, Getting Things Done, lang geleden in 2001 heb gelezen. Het was echt een game-changer voor mij.

een advies dat echt vastzat was het beperken van het aantal inboxen dat we hebben. Een inbox is elke plaats waar je moet zoeken naar nieuwe informatie, berichten of opdrachten.Instagram, Snapchat, tekst, voicemail, fysieke postbus en een fysieke Postbus zijn voorbeelden van onze e-mail inbox, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, SMS, voicemail, fysieke postbus en een fysieke Postbus. De meesten van ons hebben er meer dan tien. (Probeer je eigen telling te doen, het kan eng zijn!)

u kunt automatisch tijd besparen door uw postvakken te elimineren of te combineren. U kunt bijvoorbeeld hetzelfde softwareprogramma gebruiken om meerdere e-mailadressen te beheren, zodat al uw e-mails naar één plaats gaan.

actie ondernemen

we zijn verslaafd aan deze tijdverspillers om verschillende redenen.

neem bijvoorbeeld vergaderingen. Heb je ooit geprobeerd om terug te duwen op een onnodige vergadering die geen duidelijk doel en geen agenda had? Mensen doen alsof je een eikel bent.

ik stel twee dingen voor.

Als u de baas bent, moet u eerst een voorbeeld stellen. Het is vrij moeilijk om uw medewerkers te nemen om de taak voor het verspillen van tijd als je constant het verzenden van halfbakken e-mails en het plannen van nutteloze vergaderingen.

ten tweede, focus op stapsgewijze vooruitgang als u een verandering wilt doorvoeren of uw werknemers wilt helpen productiever te worden. Kies maar een klein ding om te proberen en werken aan het voor een paar weken. Maak er een gewoonte van en denk dan na over hoe het je heeft geholpen voordat je iets nieuws aanneemt.

na verloop van tijd zult u versteld staan hoeveel productiever uw team kan worden.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.