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assassinos comuns de produtividade

esta não é de forma alguma uma lista completa, então por favor, compartilhe outros desperdiçadores de tempo que você viu. Você pode deixar um comentário sobre este post ou me deixar uma linha.

convites para reuniões

você troca e-mails com um colega e concorda em definir uma reunião para uma data e hora específicas. “Ok”, vem a resposta. “Vou lhe enviar um convite para uma reunião.”

esta abordagem duplica a quantidade de comunicação necessária para organizar a reunião. Há a troca de E-mail para agendar a reunião e, em seguida, o convite da reunião que vem depois dela.

um convite de reunião é ótimo se você estiver coordenando vários horários ou estiver realmente usando-o para convidar alguém para uma reunião. Pule se você já concordou em se encontrar com apenas uma pessoa.

reuniões

recebemos muitos convites para reuniões porque somos solicitados a muitas reuniões.Um relatório de 2015 da Workfront revelou que as reuniões são uma enorme perda de tempo relatada por funcionários de grandes empresas, com 57% dizendo que reuniões improdutivas foram o maior dreno em seu tempo.

as reuniões devem ter um propósito claro, uma agenda definida e uma lista de convidados cuidadosamente selecionada. Caso contrário, pule.

treinamento Formal

muitas aulas de treinamento formal são desperdiçadas.

os participantes chegam sem uma ideia clara do que é o treinamento, como isso afetará seu desempenho no trabalho ou o que eles precisam fazer para implementar o que aprendem.

pior ainda, os procedimentos de trabalho existentes, os velhos hábitos e até mesmo o chefe podem contrariar o que foi aprendido no treinamento, dificultando o desenvolvimento de novos hábitos.

você pode melhorar drasticamente o treinamento usando a regra 70-20-10 para criar experiências de aprendizagem mais consistentes. Isso funciona alinhando o que é ensinado no treinamento com o feedback do gerente e do trabalho real do funcionário.

e-mail inútil

certa vez, juntei alguns estudos de E-mail, executei os números e descobri que o trabalhador médio dos EUA desperdiçava 24% do dia em E-mails inúteis.

o problema vem do uso indevido.

muitos e-mails estão incompletos e mal escritos. As pessoas estão com pressa para que deslizem e digitalizem mensagens, faltando informações importantes. Isso gera uma tonelada de ida e volta.

a frente do provedor de E-mail analisou as caixas de E-mail e aprendeu que a conversa média de E-Mail leva 4,5 mensagens.

a solução contra-intuitiva é desacelerar e dar mais atenção ao E-mail. Pode demorar um pouco mais para ler e responder a cada mensagem, mas você receberá muito menos e-mails em geral.

verificar e-mail constantemente

as pessoas tendem a verificar seus e-mails constantemente ao longo do dia.

isso parece produtivo porque você está realmente, muito ocupado. O que realmente está acontecendo é que você está constantemente iniciando e interrompendo tarefas e não dando atenção total ao E-mail. Isso leva ao inútil problema de E-mail discutido acima.Timothy Ferriss tem algumas visões extremas sobre gerenciamento de E-mail em seu livro best-seller, the 4-Hour Workweek. Eu adaptei alguns deles para verificar o e-mail apenas algumas vezes por dia e isso causou um impacto incrível na minha produtividade.

multitarefa

verificar constantemente o e-mail é apenas uma maneira de tentar multitarefa ao longo do dia.

os profissionais de atendimento Ao cliente, em particular, são culpados de executar vários programas de software simultaneamente para pessoal e Negócios. Muitos de nós mantemos nosso celular empoleirado em nossa mesa, o que constantemente convida a distrações pessoais.A multitarefa inevitavelmente leva a mais erros e menos produtividade, embora nos faça sentir ocupados. Você mesmo pode experimentar isso fazendo um teste de Stroop.

você pode reduzir a multitarefa reduzindo distrações, como notificações de mensagens pop-up. Você também fará algum progresso através de um esforço consciente para se concentrar em uma tarefa de cada vez, embora muitas pessoas achem isso inicialmente difícil, pois a multitarefa pode ser viciante.

Software

há uma solução de software para quase tudo.

o problema é que muitos desses programas de software não falam entre si. Não é incomum que um funcionário do contact center tenha que usar de cinco a sete programas diferentes apenas para fazer seu trabalho.

tudo o que alternar entre programas de software cria muita multitarefa. Também causa muito trabalho repetitivo, onde os funcionários precisam inserir as mesmas informações em vários lugares para manter todos os registros atualizados.

a melhor correção aqui não tem nada a ver com o funcionário. As empresas inteligentes estão tornando os trabalhos de seus funcionários mais simples, fornecendo uma área de trabalho unificada que coloca vários programas de software em uma interface.

mensagens

e-mail não é a única forma de comunicação que suga um monte de tempo.

muitos locais de trabalho têm um aplicativo de mensagens instantâneas ou bate-papo interno que permite aos funcionários interromper uns aos outros de toda a sala ou mesmo em todo o país. Se formos honestos, na maioria das vezes “pingamos” um colega de trabalho, estamos realmente pedindo algo que não é urgente.

minha sugestão controversa é encerrá-lo. A maioria dos locais de trabalho não tem um caso de negócios real para mensagens instantâneas que substitui o impacto negativo de distrações constantes. E se você realmente precisa da atenção de alguém, há outras maneiras de fazer isso.

Caixas de entrada

ainda me lembro de ler o livro de gerenciamento de tempo de David Allen, Getting Things Done, way back in 2001. Foi realmente um divisor de águas para mim.

um conselho que realmente travou estava limitando o número de caixas de entrada que temos. Uma caixa de entrada é qualquer lugar que você tenha que procurar novas informações, mensagens ou atribuições.Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, texto, correio de voz, caixa de correio física e uma caixa de entrada física. A maioria de nós tem mais de dez. (Tente fazer sua própria contagem, pode ser assustador!)

você pode economizar tempo automaticamente eliminando ou combinando suas caixas de entrada. Por exemplo, você pode usar o mesmo programa de software para gerenciar vários endereços de E-mail para que todos os seus e-mails vão para um só lugar.

tome medidas

somos viciados nesses desperdiçadores de tempo por uma variedade de razões.

Faça reuniões, por exemplo. Você já tentou recuar em uma reunião desnecessária que não tinha um propósito claro e nenhuma agenda? As pessoas agem como se você estivesse sendo algum tipo de idiota.

eu sugiro duas coisas.

primeiro, se você é o chefe, você precisa definir um exemplo. É muito difícil levar seus funcionários à tarefa por perder tempo se você estiver constantemente enviando e-mails incompletos e Agendando reuniões inúteis.

em segundo lugar, concentre-se no progresso incremental se quiser fazer uma mudança ou ajudar seus funcionários a se tornarem mais produtivos. Escolha apenas uma pequena coisa para tentar trabalhar nela por algumas semanas. Crie um hábito e depois reflita sobre como ele o ajudou antes de assumir algo novo.

com o tempo, você ficará surpreso com o quanto sua equipe pode se tornar mais produtiva.

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