IVF

Chasing Dreams

Toister Performance Solutions, Inc.

Common Productivity Killers

ez egyáltalán nem teljes lista, ezért kérjük, ossza meg más időpazarlókat, amelyeket látott. Akkor hagy egy megjegyzést ezt a bejegyzést, vagy csepp nekem egy sort.

értekezlet meghív

e-mailt cserél egy kollégájával, és beleegyezik abba, hogy megbeszélést állít be egy adott dátumra és időpontra. “Rendben” – jön a válasz. “Küldök egy meghívót.”

ez a megközelítés megduplázza a találkozó megszervezéséhez szükséges kommunikáció mennyiségét. Van egy e-mail csere az értekezlet ütemezéséhez, majd az utána következő értekezlet-meghívó.

az értekezlet-meghívó nagyszerű, ha több ütemezést koordinál, vagy valójában arra használja, hogy valakit meghívjon egy értekezletre. Hagyja ki, ha már beleegyezett abba, hogy csak egy emberrel találkozik.

találkozók

sok értekezlet-meghívót kapunk, mert sok találkozóra hívnak minket.

a Workfront 2015-ös jelentéséből kiderült, hogy a találkozók hatalmas időpazarlást jelentenek a nagyvállalatok alkalmazottai számára, 57 százalékuk szerint a nem produktív találkozók jelentették a legnagyobb időt.

az összejöveteleknek világos céllal, meghatározott napirenddel és gondosan összeállított meghívólistával kell rendelkezniük. Ellenkező esetben hagyja ki.

formális képzés

sok formális képzési osztály kárba vész.

a résztvevők anélkül érkeznek, hogy egyértelmű elképzelésük lenne arról, hogy miről szól a képzés, hogyan befolyásolja a munkahelyi teljesítményüket, vagy mit kell tenniük a tanultak megvalósításához.

még ennél is rosszabb, hogy a meglévő munkafolyamatok, a régi szokások, sőt a főnök is ellensúlyozhatja a képzésben tanultakat, megnehezítve az új szokások kialakítását.

drámaian javíthatja a képzést a 70-20-10 szabály használatával, hogy következetesebb tanulási élményeket hozzon létre. Ez úgy működik, hogy összehangolja a képzésben tanítottakat a menedzser és a munkavállaló tényleges munkájának visszajelzéseivel.

haszontalan e-mail

egyszer összegyűjtöttem néhány e-mail tanulmányt, lefuttattam a számokat, és rájöttem, hogy az átlagos amerikai munkavállaló a napjának 24% – át haszontalan e-mailekre pazarolta.

a probléma helytelen használatból ered.

sok e-mail hiányos és rosszul van megírva. Az emberek sietnek, így lefölözik és beolvassák az üzeneteket, hiányoznak a Fontos információk. Ez generál egy csomó oda-vissza.

az e-mail szolgáltató frontja elemezte az e-mail fiókokat, és megtudta, hogy az átlagos e-mail beszélgetés 4,5 üzenetet vesz igénybe.

az ellenintuitív megoldás az, ha lassítunk, és nagyobb figyelmet fordítunk az e-mailekre. Az egyes üzenetek olvasása és megválaszolása kissé hosszabb időt vehet igénybe, de összességében sokkal kevesebb e-mailt fog kapni.

az e-mailek folyamatos ellenőrzése

az emberek hajlamosak folyamatosan ellenőrizni az e-mailjeiket a nap folyamán.

ez produktívnak tűnik, mert nagyon-nagyon elfoglalt vagy. Nem az. valójában az történik, hogy folyamatosan elkezded és leállítod a feladatokat, és nem fordítasz teljes figyelmet az e-mailekre. Ez a fent tárgyalt haszontalan e-mail problémához vezet.

Timothy Ferriss meglehetősen extrém módon veszi át az e-mail menedzsmentet a 4 órás munkahét című bestseller könyvében. Néhányukat úgy alakítottam át, hogy naponta csak néhányszor ellenőrizzék az e-maileket, és ez elképesztő hatást gyakorolt a termelékenységemre.

Multitasking

az e-mailek folyamatos ellenőrzése csak egy módja annak, hogy a nap folyamán több feladatot próbáljunk elvégezni.

különösen az ügyfélszolgálati szakemberek bűnösek abban, hogy egyszerre több szoftvert futtatnak mind személyes, mind üzleti célokra. Sokan tartjuk mobiltelefonunkat az asztalunkon ülve, ami folyamatosan felhívja a személyes zavaró tényezőket.

a Multitasking elkerülhetetlenül több hibához és kevesebb termelékenységhez vezet, még akkor is, ha elfoglaltnak érezzük magunkat. Ezt maga is megtapasztalhatja egy Stroop teszt elvégzésével.

csökkentheti a többfeladatos feladatokat a zavaró tényezők, például az előugró üzenetek értesítéseinek csökkentésével. Némi előrelépést fog elérni egy tudatos erőfeszítéssel is, hogy egyszerre egy feladatra összpontosítson, bár sokan ezt kezdetben nehéznek találják, mivel a multitasking addiktív lehet.

szoftver

van egy szoftver megoldás szinte mindent.

a probléma az, hogy sok ilyen szoftver nem beszél egymással. Nem ritka, hogy a contact center alkalmazottjának öt-hét különböző programot kell használnia, csak azért, hogy munkáját elvégezze.

a szoftverek közötti oda-vissza váltás sok multitaskingot eredményez. Ez sok ismétlődő munkát is okoz, ahol az alkalmazottaknak ugyanazokat az információkat kell megadniuk több helyen, hogy az összes nyilvántartást naprakészen tartsák.

a legjobb javítás itt semmi köze a munkavállalóhoz. Az intelligens vállalatok egyszerűbbé teszik alkalmazottaik munkáját azáltal, hogy egységes asztalt biztosítanak, amely több szoftverprogramot helyez el egy felületen.

üzenetküldés

az E-Mail nem az egyetlen kommunikációs forma, amely sok időt vesz igénybe.

sok munkahelyen van azonnali üzenetküldő vagy belső csevegőalkalmazás, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy félbeszakítsák egymást a szoba túloldaláról vagy akár az ország egész területéről. Ha őszinték vagyunk, legtöbbször “pingelünk” egy munkatársat, valóban olyasmit kérünk, ami nem sürgős.

ellentmondásos javaslatom az, hogy állítsam le. A legtöbb munkahelyen nincs valódi üzleti eset az azonnali üzenetküldésre, amely felülírja az állandó zavaró tényezők negatív hatásait. És ha tényleg szükséged van valaki figyelmére, van más módja is.

postaládák

még mindig emlékszem, hogy olvastam David Allen időgazdálkodási könyvét, Getting Things Done, way vissza 2001-ben. Ez valóban játékváltó volt számomra.

az egyik tanács, amely valóban elakadt, korlátozta a beérkező levelek számát. A beérkező levelek minden olyan hely, ahol új információkat, üzeneteket vagy feladatokat kell keresnie.

példák: e-mail postafiókunk, Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Snapchat, szöveg, hangposta, fizikai postafiók és fizikai beérkező levelek. A legtöbbünknek több mint tíz van. (Próbáld meg a saját számlálásodat, ijesztő lehet!)

automatikusan időt takaríthat meg a beérkező levelek eltávolításával vagy kombinálásával. Például ugyanazt a szoftvert használhatja több e-mail cím kezelésére, így az összes e-mail egy helyre kerül.

Take Action

különböző okok miatt rabjai vagyunk ezeknek az időpazarlóknak.

vegyük például az értekezleteket. Próbáltál már visszaütni egy szükségtelen találkozóra, amelynek nem volt világos célja és napirendje? Az emberek úgy viselkednek, mintha valami bunkó lennél.

két dolgot javasolok.

először is, ha te vagy a főnök, példát kell mutatnod. Elég nehéz az alkalmazottakat az időpazarlás feladatára vinni, ha folyamatosan félig sült e-maileket küld, és haszontalan találkozókat ütemez.

másodszor, összpontosítson a növekményes fejlődésre, ha változtatni szeretne, vagy segít az alkalmazottainak termelékenyebbé válni. Válassz csak egy kis dolog, hogy megpróbálja dolgozni rajta egy pár hétig. Tedd szokássá, majd gondold át, hogyan segített neked, mielőtt valami újat vállalnál.

idővel meg fogsz lepődni, hogy mennyivel produktívabbá válhat a csapatod.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.